1. Responsable, encargado y alcance
Esta política aplica al tratamiento de datos personales realizado mediante el sitio, la aplicación y las comunicaciones de Togante. Togante es responsable de los datos que determina para cuentas, seguridad y operación propia. De los radicados que una firma u organización usuaria registra, de las actuaciones que Togante consulta para ellos y de los documentos que Togante guarda en la cuenta de esa organización, Togante es encargado: los trata bajo las instrucciones de la organización, según el encargo descrito en los Términos de uso.
La organización usuaria debe informar a sus titulares cuando sea responsable del tratamiento y asegurarse de contar con una base legítima para cargar o consultar información.
Canal de atención: las consultas, reclamos y solicitudes sobre datos personales se reciben en el correo datos@togante.com. Por ese canal se ejercen los derechos de la sección 4, con el procedimiento de la sección 5.
2. Principios aplicables
El tratamiento se rige por legalidad, finalidad, libertad, veracidad o calidad, transparencia, acceso y circulación restringida, seguridad y confidencialidad. También aplicamos minimización: solicitar solo lo necesario para una finalidad explícita y evitar la exposición pública de información judicial asociada a personas.
3. Categorías de datos y finalidades
Podemos tratar las siguientes categorías, en la medida necesaria:
- Identificación, contacto, cuenta, organización, roles, autenticación y la prueba de aceptación de los Términos y políticas: versión, fecha y un código derivado de la dirección IP.
- Radicados, despachos, actuaciones, documentos y datos provenientes de fuentes oficiales.
- Número de WhatsApp, preferencias, versión y prueba del consentimiento, retiros y eventos de entrega o error.
- Registro de actividad de la cuenta: inicios de sesión y acciones sobre radicados, como agregarlos, pausarlos, reanudarlos o pedir su eliminación, con su fecha y quién las hizo. El equipo de Togante lo usa para soporte y seguridad.
- Registros técnicos, de seguridad, soporte, auditoría y prevención de fraude.
Las fuentes que Togante consulta son CPNU, la consulta unificada de procesos de la Rama Judicial, y, cuando no responde, Rama Procesos, otra consulta pública de la misma Rama; SAMAI, que se consulta primero en los procesos administrativos; y, cuando se habiliten, Publicaciones Procesales y SIUGJ.
Las finalidades son:
- Prestar, proteger y dar soporte al producto contratado o probado por el usuario.
- Monitorear los procesos autorizados, detectar cambios y conservar trazabilidad.
- Apoyar cómputos, resúmenes y alertas que siempre deben verificarse en la fuente oficial.
- Administrar consentimientos, preferencias y comunicaciones operativas.
- Cumplir deberes legales, atender titulares y defender derechos.
No solicitamos datos sensibles como condición general del producto. Si un expediente o solicitud de soporte los contiene, su acceso queda restringido y su tratamiento debe tener una base legal reforzada. El servicio está dirigido a personas adultas y organizaciones profesionales, no a menores de edad.
4. Derechos de los titulares
La persona titular puede:
- Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales.
- Solicitar prueba de la autorización, salvo cuando la ley no la exija.
- Ser informada sobre el uso dado a sus datos.
- Presentar consultas y reclamos, y acceder gratuitamente a sus datos.
- Revocar la autorización o solicitar supresión cuando proceda y no exista un deber legal o contractual que requiera conservar la información.
- Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio después de agotar el trámite interno aplicable.
Estos derechos también pueden ejercerlos causahabientes, representantes, apoderados o personas autorizadas, acreditando la calidad correspondiente.
5. Procedimiento para consultas y reclamos
Contenido mínimo
La solicitud debe identificar al titular, describir los hechos y la petición, indicar un medio para recibir respuesta y adjuntar los documentos que acrediten identidad o representación. No pediremos más información de la necesaria para validar la solicitud.
Consultas
Las consultas se responderán dentro de los diez (10) días hábiles siguientes a su recepción. Si no es posible, informaremos el motivo y la nueva fecha, que no superará cinco (5) días hábiles adicionales.
Reclamos
Si el reclamo está incompleto, solicitaremos la información faltante dentro de los cinco (5) días siguientes. Si pasan dos (2) meses desde ese requerimiento sin respuesta, se entenderá desistido. Una vez completo, se marcará como “reclamo en trámite” dentro de los dos (2) días hábiles siguientes.
El reclamo completo se resolverá en máximo quince (15) días hábiles. Cuando no sea posible, informaremos el motivo y la nueva fecha, que no superará ocho (8) días hábiles adicionales. Si Togante no es competente, trasladará la solicitud a quien corresponda, cuando sea identificable, e informará al solicitante.
6. Autorización, prueba y revocatoria
Cuando la ley exija autorización, esta será previa, expresa e informada y se conservará prueba consultable. La aceptación de una política no equivale por sí sola a autorizar cada finalidad. No usamos silencio, inacción ni casillas premarcadas como consentimiento.
WhatsApp es opcional y requiere una elección afirmativa independiente de estos documentos. La autorización cubre únicamente los avisos de actuaciones, los de publicaciones nuevas cuando se habiliten y el resumen semanal, solicitados como parte del producto; no cubre publicidad, promociones ni cobranza. Puede retirarse en la configuración y el cambio se aplica a todos esos propósitos transaccionales.
La revocatoria o supresión se aplicará cuando proceda. Puede limitarse si existe un deber legal o contractual, una necesidad de seguridad, la defensa de derechos o una excepción prevista en la ley. La persona recibirá una explicación de la decisión.
7. Circulación, transmisiones y proveedores
El acceso se limita a usuarios autorizados, personal que lo necesita y proveedores que actúan bajo instrucciones. Estos son los proveedores que tratan datos por cuenta de Togante (encargados), con su función y su país:
- Cloudflare (EE. UU.): alojamiento de la aplicación, base de datos, almacenamiento, seguridad y el navegador con el que se consultan las fuentes judiciales.
- OpenAI (EE. UU.): redacción y revisión, con IA, de los resúmenes de procesos.
- TypeSafe AI, Inc. (EE. UU., San Francisco): clasificación automática de las actuaciones de un proceso antes de preparar su resumen.
- Browserless (EE. UU.): navegador alternativo al de Cloudflare para consultar las fuentes judiciales, cuando Togante lo configura.
- Kapso, Inc. (EE. UU., Delaware; con un equipo afiliado en Chile): integración con WhatsApp para enviar los avisos que la persona autorizó.
- WhatsApp (EE. UU.): servicio de Meta que entrega los mensajes de WhatsApp autorizados.
- Resend (EE. UU.): correo transaccional, como la verificación de cuenta, la recuperación de acceso, los avisos y los resúmenes del servicio.
WhatsApp y su proveedor de integración solo reciben los datos necesarios cuando el canal está
habilitado, como el número de destino y el contenido mínimo de la alerta. Las solicitudes a
OpenAI se envían con la opción store: false, que le pide no guardar
la respuesta para consultarla después; OpenAI puede conservar registros temporales según sus
propias políticas de seguridad.
Estos proveedores tienen sede en Estados Unidos, país que la Superintendencia de Industria y Comercio reconoce con un nivel adecuado de protección de datos (Circular Externa 005 de 2017), y pueden tratar la información fuera de Colombia; Kapso tiene además un equipo afiliado en Chile. Se aplicarán las reglas colombianas sobre transmisión o transferencia, acuerdos de protección de datos, controles de acceso y medidas contractuales apropiadas. Togante no vende bases de datos ni permite su uso publicitario independiente.
8. Seguridad, incidentes y conservación
Togante aplica medidas administrativas, técnicas y organizacionales proporcionales al riesgo, incluidas separación por organización, permisos, protección de credenciales, registros y revisión de incidentes. Ningún sistema es infalible; ante un incidente actuaremos para contenerlo, documentarlo y comunicarlo a titulares o autoridades cuando la ley lo exija.
Los datos se conservan mientras exista una cuenta o finalidad válida, durante los plazos legales aplicables y el tiempo razonable para seguridad o defensa de derechos. Al terminar esa necesidad se eliminan, bloquean o anonimizan de manera razonable. Las copias de respaldo pueden desaparecer de forma gradual conforme a su ciclo seguro. Los documentos judiciales guardados tienen reglas propias de conservación, descritas en la sección 9.
9. Documentos judiciales
Qué se guarda
Togante guarda automáticamente en la cuenta del usuario los documentos que las fuentes oficiales habilitadas publican en sus radicados, empezando por los más recientes. Cada documento se guarda tal como lo publicó la fuente oficial, con la fecha y hora en que Togante lo obtuvo; Togante no lo modifica. Si la fuente lo corrige o lo retira, prevalece la versión de la fuente.
Para qué
Para que el usuario y su organización los consulten en su ejercicio profesional y, cuando se habilite, para que la IA los lea al preparar el resumen de ese mismo radicado.
Quién los ve
Los usuarios de la organización dueña del radicado. Fuera de esa organización, solo tienen acceso el personal de Togante que lo necesita y los proveedores de la sección 7, que actúan por cuenta de Togante. Togante no los publica, no los indexa en buscadores y no los comparte entre clientes. Togante no ofrece búsqueda de personas.
Cuánto tiempo se conservan
Se conservan mientras el radicado siga en la cuenta del usuario, activo o en pausa. Se borran de inmediato al eliminar el radicado. Se borran antes si el proceso pasa a privado, o si Togante detecta que la fuente retiró el documento (CPNU y SIUGJ). Cuando se habilite el cierre de cuenta, se borrarán también al cerrarla.
Cómo pedir que se borren
El usuario puede eliminar el radicado desde la aplicación o escribir a datos@togante.com. Una contraparte o cualquier otra persona cuyos datos aparezcan en un documento puede pedir su eliminación o ejercer sus demás derechos por el mismo correo, con el procedimiento de la sección 5. Cuando la decisión corresponda a la organización responsable del radicado, Togante le trasladará la solicitud e informará a quien la presentó.
10. Vigencia, cambios y canal formal
Esta política es la versión 0.7, actualizada el 20 de octubre de 2026. Un cambio material de finalidades, responsables o derechos se informará en la aplicación o por correo electrónico antes de entrar en vigor y requerirá nueva autorización cuando la ley lo ordene.
Referencias oficiales: Ley 1581 de 2012 y Sede Electrónica de la SIC.