1. Responsable, encargado y alcance
Esta política aplica al tratamiento de datos personales realizado mediante el sitio, la aplicación y las comunicaciones de Togante. Togante es responsable de los datos que determina para cuentas, seguridad y operación propia. Cuando una firma u organización usuaria decide qué expedientes monitorear y para qué fin, Togante puede actuar como encargado bajo sus instrucciones.
La identificación jurídica, NIT, domicilio y canal formal del responsable se incorporarán antes del piloto con terceros. La organización usuaria debe informar a sus titulares cuando sea responsable del tratamiento y asegurarse de contar con una base legítima para cargar o consultar información.
2. Principios aplicables
El tratamiento se rige por legalidad, finalidad, libertad, veracidad o calidad, transparencia, acceso y circulación restringida, seguridad y confidencialidad. También aplicamos minimización: solicitar solo lo necesario para una finalidad explícita y evitar la exposición pública de información judicial asociada a personas.
3. Categorías de datos y finalidades
Podemos tratar las siguientes categorías, en la medida necesaria:
- Identificación, contacto, cuenta, organización, roles y autenticación.
- Radicados, despachos, actuaciones, documentos y datos provenientes de fuentes oficiales.
- Preferencias, consentimiento y eventos de entrega de correo o WhatsApp.
- Registros técnicos, de seguridad, soporte, auditoría y prevención de fraude.
Las finalidades son:
- Prestar, proteger y dar soporte al producto contratado o probado por el usuario.
- Monitorear los procesos autorizados, detectar cambios y conservar trazabilidad.
- Apoyar cómputos, resúmenes y alertas que siempre deben verificarse en la fuente oficial.
- Administrar consentimientos, preferencias y comunicaciones operativas.
- Cumplir deberes legales, atender titulares y defender derechos.
No solicitamos datos sensibles como condición general del producto. Si un expediente o solicitud de soporte los contiene, su acceso queda restringido y su tratamiento debe tener una base legal reforzada. El servicio está dirigido a personas adultas y organizaciones profesionales, no a menores de edad.
4. Derechos de los titulares
La persona titular puede:
- Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales.
- Solicitar prueba de la autorización, salvo cuando la ley no la exija.
- Ser informada sobre el uso dado a sus datos.
- Presentar consultas y reclamos, y acceder gratuitamente a sus datos.
- Revocar la autorización o solicitar supresión cuando proceda y no exista un deber legal o contractual que requiera conservar la información.
- Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio después de agotar el trámite interno aplicable.
Estos derechos también pueden ejercerlos causahabientes, representantes, apoderados o personas autorizadas, acreditando la calidad correspondiente.
5. Procedimiento para consultas y reclamos
Contenido mínimo
La solicitud debe identificar al titular, describir los hechos y la petición, indicar un medio para recibir respuesta y adjuntar los documentos que acrediten identidad o representación. No pediremos más información de la necesaria para validar la solicitud.
Consultas
Las consultas se responderán dentro de los diez (10) días hábiles siguientes a su recepción. Si no es posible, informaremos el motivo y la nueva fecha, que no superará cinco (5) días hábiles adicionales.
Reclamos
Si el reclamo está incompleto, solicitaremos la información faltante dentro de los cinco (5) días siguientes. Si pasan dos (2) meses desde ese requerimiento sin respuesta, se entenderá desistido. Una vez completo, se marcará como “reclamo en trámite” dentro de los dos (2) días hábiles siguientes.
El reclamo completo se resolverá en máximo quince (15) días hábiles. Cuando no sea posible, informaremos el motivo y la nueva fecha, que no superará ocho (8) días hábiles adicionales. Si Togante no es competente, trasladará la solicitud a quien corresponda, cuando sea identificable, e informará al solicitante.
6. Autorización, prueba y revocatoria
Cuando la ley exija autorización, esta será previa, expresa e informada y se conservará prueba consultable. La aceptación de una política no equivale por sí sola a autorizar cada finalidad. No usamos silencio, inacción ni casillas premarcadas como consentimiento.
La revocatoria o supresión se aplicará cuando proceda. Puede limitarse si existe un deber legal o contractual, una necesidad de seguridad, la defensa de derechos o una excepción prevista en la ley. La persona recibirá una explicación de la decisión.
7. Circulación, transmisiones y proveedores
El acceso se limita a usuarios autorizados, personal que lo necesita y proveedores que actúan bajo instrucciones. Para infraestructura y correo transaccional usamos servicios como Cloudflare y Resend. WhatsApp y su proveedor de integración solo reciben los datos necesarios cuando el canal está habilitado.
Algunos tratamientos pueden ocurrir fuera de Colombia. Se aplicarán las reglas colombianas sobre transmisión o transferencia, acuerdos de protección de datos, controles de acceso y medidas contractuales apropiadas. Togante no vende bases de datos ni permite su uso publicitario independiente.
8. Seguridad, incidentes y conservación
Togante aplica medidas administrativas, técnicas y organizacionales proporcionales al riesgo, incluidas separación por organización, permisos, protección de credenciales, registros y revisión de incidentes. Ningún sistema es infalible; ante un incidente actuaremos para contenerlo, documentarlo y comunicarlo a titulares o autoridades cuando la ley lo exija.
Los datos se conservan mientras exista una cuenta o finalidad válida, durante los plazos legales aplicables y el tiempo razonable para seguridad o defensa de derechos. Al terminar esa necesidad se eliminan, bloquean o anonimizan de manera razonable. Las copias de respaldo pueden desaparecer de forma gradual conforme a su ciclo seguro.
9. Vigencia, cambios y canal formal
Esta política es la versión 0.1, actualizada el 23 de julio de 2026. Un cambio material de finalidades, responsables o derechos se informará antes de entrar en vigor y requerirá nueva autorización cuando la ley lo ordene.
Referencias oficiales: Ley 1581 de 2012 y Sede Electrónica de la SIC.